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Come e perché creare newsletter per onlus, volontariato e beneficenza

Introduzione

Qualunque impresa commerciale o iniziativa basata sul contatto diretto con il pubblico vive la necessità di trovare canali tramite i quali comunicare con le persone e diffondere news e aggiornamenti sulle proprie attività, nel modo più diretto, efficace ed economico possibile.

In particolare, le onlus, ovvero le organizzazioni senza scopo di lucro, e tutte le associazioni di beneficenza necessitano di strumenti che permettano loro di raggiungere un bacino d'utenza il più ampio possibile, ma con un investimento contenuto, dal momento che spesso queste realtà dispongono di risorse economiche molto limitate.

Il canale promozionale più conveniente per onlus e associazioni di volontariato è rappresentato dalle newsletter, ovvero dai messaggi di posta elettronica spediti periodicamente verso destinatari multipli, con l'intento di diffondere il nome della propria iniziativa, pubblicizzare eventi, manifestazioni e raccolte fondi, sensibilizzare il pubblico su temi particolari e convincere un numero sempre maggiore di persone a prendere parte al proprio progetto.

Perché una onlus o associazione di beneficenza dovrebbe inviare newsletter?

Perché mandare newsletter? Semplice. La grande efficacia delle strategie di marketing basate sull'invio di newsletter, dette anche di Email Marketing, è legata all'immediatezza di questo strumento, alla semplicità con cui permette di raggiungere un numero anche molto elevato di utenti, alla sua velocità e, non ultimo, alla sua grande versatilità: un messaggio di posta elettronica può contenere esclusivamente testo oppure anche immagini e, in generale, assumere qualunque struttura grafica desiderata. Ciascun messaggio inviato può essere arricchito con l'inserimento di foto, ma anche con voluminosi contenuti di testo, con file audio oppure registrazioni video, da integrare direttamente all'interno della newsletter come elementi embed o, in alternativa, linkandoli da risorse esterne e rendendoli eventualmente anche disponibili per il download.

Gestire una campagna DEM, cioè di Direct Email Marketing, di qualità, che consenta di centrare l'obiettivo desiderato, diventa un'attività semplice e sopratutto molto economica quando si sceglie di ricorrere ad un servizio appositamente studiato, come OpenDEM, che grazie alle sue molteplici funzioni dà la possibilità di gestire un numero illimitato di campagne in modo semplice, ma garantendo sempre risultati professionali.

La comoda piattaforma online agevola tutte le fasi principali in cui si suddivide il lavoro di organizzazione e gestione di una campagna DEM, dalla raccolta degli indirizzi di posta elettronica dei contatti all'analisi statistica dei risultati conseguiti con l'invio dei messaggi.

 

Come creare una newsletter per associazioni di beneficenza: best practices per le newsletter di onlus e volontariato

Sapere precisamente come creare una newsletter per onlus e associazioni di beneficenza non è cosa scontata, ma saper promuovere le proprie iniziative può rivelarsi fondamentale per la comunicazione della propria missione: l'invio dei messaggi consente di mettere a corrente le persone interessate alle attività dell'associazione circa tutte le nuove iniziative organizzate, le problematiche affrontate o i risultati conseguiti grazie al lavoro dei volontari.

Naturalmente, sia che l'obiettivo sia quello di coinvolgere nuove persone all'interno del proprio progetto che quello di mantenere informati donatori e membri di lunga data, occorre definire il target al quale rivolgersi, organizzando delle buone liste di contatti.

Una mailing list di qualità, in grado di assicurare un buon riscontro in termini di interesse suscitato negli utenti e partecipazioni agli eventi proposti, è costituita da contatti raccolti in maniera naturale e con il pieno consenso delle persone a cui appartengono. In effetti, per operare nel rispetto delle norme contenute nel D.Lgs. 196/03 è necessario aver ottenuto il consenso dell'utente prima di procedere all'invio di email promozionali di qualsivoglia natura, sia per quanto riguarda la ricezione del messaggio che il trattamento dei dati personali.

Inserire all'interno delle proprie mailing list solo indirizzi di posta elettronica di persone che si sono iscritte volontariamente al servizio newsletter della onlus è utile anche per accertarsi che gli utenti siano realmente interessati ai contenuti delle email, un fattore che ovviamente contribuirà ad aumentarne l'Open Rate e la possibilità di ottenere risultati davvero interessanti.

Il consiglio pratico è quello di sfruttare eventi, manifestazioni, congressi ed incontri di qualunque tipologia per proporre la registrazione al servizio newsletter della associazione di volontariato, tramite un semplice modulo cartaceo per la registrazione dal vivo.

In un secondo momento, sfruttando OpenDEM, sarà sufficiente inserire i dati raccolti in un foglio di calcolo e caricarli sul portale per generare una nuova mailing list e iniziare a redigere e inviare i primi messaggi.

Nella maggior parte dei casi, l'obiettivo di una newsletter inviato da una onlus è quello si attirare l'attenzione dei destinatari e di convincerli a prendere parte ad un determinato evento. Oltre ad avere l'accortezza di scegliere sempre un linguaggio ed un tono adeguato al pubblico al quale ci si sta rivolgendo, occorre studiare con attenzione il modo più efficace di proporre il proprio invito e di mostrare i contenuti messi a punto.

La newsletter di una onlus può veicolare informazioni su:

  • il calendario dei prossimi eventi in programma;
  • la locandina, i contenuti e le persone che prenderanno la parola nel corso di uno specifico incontro o manifestazione;
  • i risultati conseguiti durante gli ultimi mesi di lavoro o al termine di un particolare progetto;
  • le problematiche più importanti affrontate, con approfondimenti sul contributo fornito dall'associazione per la loro lotta;
  • le ragioni che rendono necessaria una raccolta fondi, il modo in cui sarà impiegata la cifra devoluta e i vantaggi di cui potranno godere i beneficiari dell'iniziativa.

In generale, le persone che si iscrivono al servizio newsletter di una onlus o di un'associazione di beneficenza sono interessate a priori ai temi trattati all'interno dei messaggi, quindi non è necessario ricorrere a strategie particolari per quanto riguarda la scelta dell'oggetto o l'impostazione grafica delle email. Sarà sufficiente scrivere messaggi chiari e comprensibili, magari aiutandosi nell'impaginazione utilizzando uno dei template già pronti proposti da OpenDEM.

É opportuno indicare sempre il mittente di tutti i messaggi e offrire ai destinatari la possibilità di scrivere un'email di risposta, così da poter esprimere in modo diretto eventuali dubbi circa le notizie o le proposte ricevute.

Sempre sfruttando le funzioni di OpenDEM, a seguito di ciascun invio sarà possibile conoscere informazioni sul tasso di apertura dei messaggi, sul numero di click ricevuti dai vari link inseriti al loro interno e su quello degli utenti che hanno effettuato l'unsubscribe, ovvero richiesto la cancellazione dalla mailing list. Tenendo sotto controllo questi parametri diventa possibile valutare l'andamento delle campagna di Email Marketing e, eventualmente, provvedere a rivedere la propria strategia di comunicazione.

 

Gli errori da evitare con le newsletter di una onlus

Il problema principale nel quale si può incappare con l'invio di newsletter per la promozione di una onlus sono:

Per evitare che le email inviate finiscano nella cartella spam dei destinatari, rischiando di vanificare tutti gli sforzi fatti per organizzare la campagna DEM, si consiglia di adottare sempre tutti gli accorgimenti utili per evitare di incappare nell'ostacolo dei filtri antispam, sia limitando l'uso dei termini considerati sospetti da questi software che chiedendo ai propri destinatari di inserire nella loro rubrica l'indirizzo del mittente: questo semplice accorgimento fa sì che il proprio contatto rientri automaticamente all'interno di una “white list” composta da mittenti conosciuti e sempre ben accetti.

Con le giuste attenzioni, dare vita ad una campagna di Email Marketing efficace diventa davvero semplice e alla portata di tutti: a fronte di un piccolo investimento, si disporrà di mezzo utilissimo con il quale coltivare il rapporto con il proprio pubblico e diffondere notizie e aggiornamenti circa le proprie attività.