./Come pianificare gli invii delle newsletter di una lunga campagna DEM
Introduzione
Le newsletter sono un canale promozionale straordinario, utile per mantenersi in contatto con la propria clientela e proporre in modo diretto prodotti e servizi.
Progettare una campagna DEM (di Direct Email Marketing) capace di portare risultati davvero rivelanti richiede impegno e costanza. D'altra parte, l'Email Marketing è oggi una delle risorse migliori per promuovere le proprie iniziative e attività in modo rapido ed economico.
Una campagna efficace non può prescindere dalla creazione di liste di qualità e dall'ideazione di un vero e proprio piano editoriale, ovvero di un progetto preciso che definisca le caratteristiche di tutti i contenuti che saranno veicolati attraverso le newsletter.
Uno degli aspetti più importanti da considerare riguarda la scelta delle frequenza con cui dovrà susseguirsi l'invio delle diverse newsletter e, di conseguenza, la pianificazione delle attività da svolgere.
Il lasso di tempo che deve intercorrere tra un invio e quello successivo non può essere definito a priori: la frequenza più adeguata varia in base al tipo di attività e al settore considerato, come pure in base alle caratteristiche del pubblico a cui ci si rivolge. In generale, è sconsigliato inviare newsletter con una frequenza superiore al messaggio a settimana, onde evitare che le proprie email diventino un fastidio per l'utenza. D'altra parte, esistono situazioni in cui può essere opportuno persino l'invio quotidiano: è, ad esempio, il caso dei portali che si occupano dell'aggregazione di sconti, offerte e promozioni.
Quando il numero delle newsletter previste su scala mensile o annuale comincia a diventare consistente, può essere utile calendarizzare gli invii, stabilendo in anticipo la data e l'orario in corrispondenza dei quali il servizio mailer impiegato dovrà iniziare a spedire i messaggi.
Perché pianificare gli invii
Pianificare l'invio delle newsletter è una soluzione molto pratica quando si lavora alla progettazione di una campagna di lunga durata e si prevede l'invio di messaggi con contenuti realizzabili anche con mesi di anticipo.
Il vantaggio di questa scelta sta nella possibilità di concentrare il lavoro di stesura dei contenuti, creazione degli eventuali elementi grafici e impaginazione dei messaggi in un unico momento dell'anno, per poi procedere con la loro distribuzione, di mese in mese, in modo automatico.
La pianificazione degli invii è utile anche per progettare con largo anticipo le email da inviare in corrispondenza di festività particolari, come il Natale, la Pasqua o San Valentino, ma anche di specifici momenti dell'anno, come l'inizio del periodo estivo oppure di quello dei saldi. Calcolando con attenzione la data e l'orario di invio, è possibile far sì che le newsletter giungano a destinazione esattamente nel momento desiderato. Questa possibilità torna molto utile quando si desidera proporre offerte speciali, limitate ad un certo numero di ore, e raggiungere in maniera tempestiva i propri contatti.
Ovviamente, stabilire con largo anticipo la data di invio delle newsletter è una soluzione perfetta anche in vista dei periodi di ferie e di chiusura aziendale: anche quando le attività lavorative sono ferme, le email saranno spedite in automatico, raggiungendo ugualmente gli utenti.
Come pianificare gli invii
La pianificazione dell'invio delle newsletter è una funzionalità avanzata, offerta solo dai tool professionali per la progettazione e la gestione delle campagne DEM.
Al termine della stesura di ogni nuovo messaggio, OpenDEM permette di scegliere tra due opzioni: procedere con l'invio immediato verso la lista indicata (o le liste) oppure salvare la newsletter e programmare la data e l'orario in cui il sistema dovrà provvedere automaticamente al recapito.
OpenDEM non pone alcun limite temporale alle possibilità di pianificazione, per cui si possono stabilire le esatte date di invio anche per una campagna di durata annuale o superiore.
In più, in qualunque momento si è liberi di modificare le coordinate temporali indicate e rivedere i contenuti del messaggio.
In generale, il consiglio è quello di predisporre i template e la grafica previste per la newsletter natalizia oppure per quella relativa ad un importante avvenimento al quale il proprio brand o la propria attività prenderanno parte, anche con mesi d'anticipo; tuttavia, è bene inserire i contenuti relativi a prodotti, servizi e offerte reclamizzate solo alcuni giorni o settimane prima, onde evitare che le email ricevute appaiano anacronistiche agli utenti.
